Dit is de privacyverklaring van RVV Blijdorp, gevestigd te Rotterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40341693. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Inleiding

RVV-Blijdorp is een voetbalvereniging met zowel jeugd als senioren teams. Om te kunnen functioneren worden voor RVV-Blijdorp persoonsgegevens (voornamelijk digitaal) opgeslagen. De gegevens zijn nodig om;

• De ledenadministratie te kunnen voeren om daarmee onder meer nota’s naar leden (of ouders van leden) te kunnen sturen
• Communicatie per whatsapp, mail of telefoon te kunnen verzorgen
• Inschrijvingen voor opleidingen te kunnen verzorgen
• Vrijwilligerszaken af te kunnen stemmen
• Aanmeldingen voor evenementen of gebeurtenissen te kunnen regelen
• De ontwikkeling van spelers te kunnen volgen
• Onze website te kunnen voorzien van informatie en beeldmateriaal
• VOG’s voor trainers te kunnen aanvragen
• Incidenten te kunnen vastleggen

We doen dat met de grootste zorg om de privacy van onze leden te beschermen.  Deze bescherming is wettelijk vastgelegd in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Als je bij RVV Blijdorp lid wordt ga je akkoord dat we je persoonsgegevens (digitaal) opslaan en gebruiken zoals omschreven in dit document.

Standaard persoonsgegevens

Door RVV Blijdorp worden de volgende standaard persoonsgegevens gebruikt;

• Naam adres en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadressen
• Geboortedata
• Pasfoto

Naast persoonsgegevens kan dat ook beeldmateriaal zijn waarop leden herkenbaar in beeld zijn. Denk daarbij aan;

• Teamfoto’s
• Wedstrijdfoto’s
• Evenementenfoto’s van toernooien

Bijzondere persoonsgegevens

RVV Blijdorp bewaart en gebruikt geen bijzondere persoonsgegevens zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat.

Wel bewaart RVV-Blijdorp persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag. De reden hierachter is om leden die zich meermalen niet houden aan de gedragsregels van de club zoals omschreven in ons beleidsplan toegang tot de club faciliteiten te kunnen ontzeggen.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij volgen de geldende regelgeving, zoals de AVG en de Archiefwet. Op hoofdlijnen geldt het volgende. De persoonsgegevens van leden worden geautomatiseerd in Sportlink bewaard tot drie jaar na het einde van hun lidmaatschap van de vereniging.

Plaatsen waar persoonsgegevens worden opgeslagen

De informatie van RVV Blijdorp leden worden op de volgende plaatsen (digitaal) opgeslagen en verwerkt;

Sportlink

Alle bij de KNVB aangesloten voetbalverenigingen werken (verplicht) met Sportlink. In Sportlink worden door RVV Blijdorp alleen de standaard persoonsgegevens ingevoerd. De algemene voorwaarden van Sportlink zijn op haar eigen website te vinden.

Leden die toegang hebben tot het beheer van Sportlink;

• Jeugdbestuur
• Hoofdbestuur
• Ledenadministratie

Diverse cloudoplossingen

Naast de platforms met databases waar persoonsgegevens zijn opgeslagen maken tal van kaderleden, trainers en reguliere leden gebruik van bijvoorbeeld Google Drive (sheets.docs) , Dropbox (Excel, Word-docs).

Het is deze leden uitdrukkelijk niet toegestaan anders dan sleutellijsten, nieuwe teamindelingen en dergelijke op deze cloudoplossingen manier te gebruiken. Deze data zal alleen voorzien zijn van minimaal benodigde standaard persoonsgegevens. Een e-mail adres zal bijvoorbeeld niet in een teamindeling worden toegepast. Alleen de benodigde voornaam, achternaam en geboortejaar van een speler zijn in dit voorbeeld nodig.

Leden die toegang hebben tot delen van sommige cloudoplossingen;

• Kaderleden zoals coördinatoren en trainers
• Webmaster
• Jeugd- en hoofdbestuur

Mailchimp

Voor het verzenden van haar e-mail nieuwsbrief maakt RVV-Blijdorp gebruik van Mailchimp. Alle leden worden automatisch in dit systeem ingeschreven. Alleen het e-mail adres wordt opgenomen. Leden kunnen zich te allen tijden afmelding middels het volgen van een simpele link zoals te vinden in een nieuwsbrief. Deze link kan je ook hier vinden.

Incidenten multomap

RVV Blijdorp heeft sinds 2016 in samenwerking met Rotterdam Sport Support een Sport en Respect commissie in het leven geroepen.

Incidenten kunnen schriftelijk bij de Sport en Respect commissie worden ingediend. Ze worden in een fysieke multomap bewaard in een speciaal daarvoor ingerichte lade met slot bewaard.

Leden die toegang hebben tot de multomap met Sport en Respect incidenten;

• Leden Sport en Respect

Y.B.A. Administratiekantoor

Het versturen van nota’s voor senioren wordt beheerd door het administratiekantoor Y.B.A.. Daar wordt naast de standaard persoonsgegevens bijgehouden welk lid wel of niet aan zijn/haar contributie verplichting heeft voldaan.

Cameratoezicht

Om diefstallen te voorkomen past RVV Blijdorp cameratoezicht toe. Daarmee worden er beelden van zowel leden als bezoekers digitaal opgeslagen. Meer over het opnemen van beelden door RVV Blijdorp is te lezen in ons protocol cameratoezicht.

Leden die toegang hebben tot de beveiligingsbeelden.

• 1 lid van hoofdbestuur, 2 leden van de “gebouwendienst”

Divers

RVV Blijdorp verstrekt voor commerciële doeleinden geen persoonsgegevens van leden of vrijwilligers aan derden.

Verantwoordelijkheden

Binnen de verenging als RVV Blijdorp is iedereen verantwoordelijk voor het wel en wee aangaande het correct omgaan met persoonsgegevens. Iedereen die een Excel lijst maakt met bijvoorbeeld een autorij schema, vlag- of wasbeurtschema dient zich ervan bewust te zijn dat er geen privacy gevoelige data wordt opgeslagen.

Voor het platform en de database gekoppelde systemen zoals Voetbal Assist en Sportlink is het hoofdbestuur verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van haar leden.

Maatregelen tegen onbedoeld inzien van persoonsgegevens

Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring  genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen  treffen om uw gegevens te beveiligen.

Zo past RVV-Blijdorp jaarlijks haar wachtwoorden aan voor al haar systemen en controleert gelijktijdig welke personen toegang krijgen of toegang wordt ontzegt.

De enige computer in de bestuurskamer waar we data op ontsluiten is voorzien van een up-to-date virusscanner en voorzien van een wachtwoord.

Onze website is uiteraard voorzien van een SSL certificaat.

Tevens zal RVV Blijdorp actief iedereen jaarlijks vragen om oude Excelbestanden met tal van handige lijstjes te vernietigen/deleten.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de  verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht.

Functionaris gegevensbescherming

RVV-Blijdorp beschikt (nog) niet over een functionaris gegevensbescherming en zal hiervoor een oproep doen. Een functionaris is overigens niet wettelijk verplicht.

Informatie, wijziging, correctie, wissing, overdracht en bezwaar

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door RVV Blijdorp en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Stuur een mail naar privacy@rvv-blijdorp.nl voor;

(a)  meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van je verwerken;

(b)  vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;

(c)  inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot jou verwerken;

(d) correctie, beperking, wissing of overdracht van jouw gegevens;

(e)  bezwaar tegen het gebruik van jouw gegevens door RVV Blijdorp.

RVV Blijdorp wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Wijzigingen privacyverklaring

Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan  om deze privacy verklaring regelmatig te blijven raadplegen. Als club zullen we alle leden er jaarlijks op attent maken.

Versie 3.0 - februari 222